Из блокнотов — на монитор

Некоторые предприниматели, привыкшие вести бухгалтерию на тетрадных листах, сомневаются в возможности автоматизировать свои финансовые и кадровые процессы. Но на самом деле все не так сложно. «Если бизнес-процессы поддаются оцифровке с помощью Excel, то смело можно внедрять и более функциональные программы», — утверждает Александр Россол, директор компании InBASE консор­циума Intecracy Group.

Комплексные программы для управления ресурсами компании называют ERP-системами (от англ. еnterprise resource planning — планирование ресурсов предприятия). «Такой софт имеет модульную структуру, — отмечает Александр Ищенко, руководитель практики SAP компании «Инком». — Например, снабжение и логистика, cбыт и дистрибуция, планирование и производство, бухгалтерский и налоговый учет и т. п.». Программа объединяет управление продажами и запасами, обеспечивает постоянную и достоверную информацию о наличии товаров на складах и в торговых залах, позволяет отслеживать излишки и медленно реализуемые категории продукции. Также она обеспечивает возможность поощрения торгового персонала в зависимости от объема и динамики продаж, режима работы, расположения торговой точки и других параметров.

Если работа магазина не автоматизирована, то обычно проводится еженедельный (или даже ежеквартальный) анализ продаж. В этих случаях на дверях красуется табличка «Пере­учет». Использование подобного софта сводится к следующему. Сотрудник должен каждую сделку заносить в компьютер (а точнее, сделка проводится именно через компьютер), и на основании этих данных в автоматическом режиме ему начисляется зарплата и бонусы.

При использовании ERP-системы руководитель в центральном офисе (или собственник, находясь на отдыхе за рубежом) постоянно может видеть объемы и динамику продаж, результаты работы каждого региона и каждого сотрудника в отдельности.

Это помогает оперативно принимать управленческое решение — закрыть проблемный филиал (или рабочее место), уволить продавца либо адаптировать продукт под нужды региона. «Подобные программы у нас в основном покупают банки для кредитных отделов, — рассказывает г-н Россол. — При этом их эффективно использовать в любой сфере, где есть продажи и филиалы».

В совокупности преимущества ERP-систем — это экономия времени персонала (торгового и финансового), унифицированный формат анализа и отчетности (исключаются лживые отчеты), сокращение численности бухгалтеров, оперативное получение информации о деятельности торговой сети.

«Можно в режиме реального времени узнавать количество доступных для отгрузки со склада товарных запасов, целесообразность использования определенного канала сбыта, определять узкие места сбытовой цепочки, планировать продажи», — подчеркивает Роман Фисун, директор департамента консалтинга компании «Инком». А самое главное, такой софт позволяет владельцу управлять бизнесом на расстоянии.

Самописность VS массовость

ERP-системы бывают готовые и индивидуальные. Основной минус любого готового решения — необходимость адаптации софта под структуру и условия компании. Но этот недостаток нивелируется стоимостью такого унифицированного софта. Программы под заказ дороже массовых примерно вдвое, да и на их качественную разработку требуется как минимум 2–3 месяца.

Заказывать или приобретать готовые решения желательно с учетом перспектив развития торговой сети. «Ведь наиболее простые и дешевые программы легко внедряются, но с трудом масштабируются, — рассказывает Анна Боднарчук, директор супермаркета лицензионного программного обеспечения «Софткей-Украина». — И наоборот, сложный многокомпонентный софт труднее внедрять, зато проще развивать». К примеру, если через год собственник решит открыть еще парочку магазинов или создать распределительный центр, то при использовании самой простой программы их вряд ли получится интегрировать в общую систему.

Софт начального уровня умеет работать только напрямую, по схеме «несколько торговых точек — офис». Более сложные программы работают в условиях многоуровневых компаний, при одновременном подчинении филиалов разным управлениям, работе складов с пересекающимися поставками и т. п. «По нашему опыту, лучше изначально внедрять программы с возможностью масштабирования», — советует госпожа Боднарчук. В итоге это получится дешевле, чем переустанавливать новое ПО, если предприниматель решит «поменять» парочку киосков на десяток дискаунтеров.

Учитывая растущий спрос на ERP-системы, мошенники вместо них продают другие, более дешевые софты. «Следует опасаться дельцов, которые под видом полноценной системы предлагают, к примеру, решение для управления кассовыми местами, — предостерегает Виталий Данилин, директор ЧП «Пилигрим». — Оно будет полезным для небольшого магазина, но для сети из нескольких торговых точек нужно сразу выбирать полновесные программы». Поэтому до подписания договора нужно внимательно ознакомиться с функционалом софта, протестировать пробную версию.

Пользователям следует знать, что эффективность ERP-системы сводится к нулю, если хоть одна торговая точка не использует ее правильно. Например, сотрудники заносят не все операции в систему или учитывают ошибочные категории товаров. Поэтому требуется контролировать внедрение соф­та в компании и мотивировать персонал к правильному его использованию.

«Благодаря автоматизации отчетности мы закрыли часть точек и открыли их в новых местах, изменили расположение склада, — говорит г-н Данилин. — Продажи в целом по торговой сети за прошлый год, в сравнении с предыдущим, выросли на 40%».

Кроме этого для эффективного использования системы необходима бесперебойная подача электричества и стабильная работа интернета (стационарного или мобиль­ного).

Цена вопроса 

Внедрять ERP-систему можно как с центрального офиса (движение «вниз»), так и в обратном направлении — от подразделений («вверх»), в зависимости от целей внедрения. Если необходимо централизовать систему учета и отчетности, то начинать нужно сверху вниз. Если же стоит задача оптимизировать торговые операции и повысить доходность магазинов, нужно двигаться от торговых точек.

 Квалифицированный интегратор, как правило, тестирует установленное ПО, чтобы выявить и устранить недостатки, и лишь потом передает систему в управление клиенту.